Чтобы привлечь журналистов на пресс-тур, недостаточно собрать большую базу контактов и отправить всем одинаковый анонс. Редакции ежедневно получают множество приглашений, пресс-релизов и предложений. Журналист обращает внимание прежде всего на то, что соответствует его тематике, интересно аудитории издания и дает возможность подготовить содержательный материал.
Разбираемся, где искать журналистов, как правильно приглашать их на пресс-туры и что необходимо сделать, чтобы профессиональное знакомство продолжилось после поездки.
Почему журналисты отказываются от пресс-туров
Отказ не всегда означает, что проект неинтересен. У журналиста может быть редакционное задание, срочная новость, командировка или уже утвержденный график. Иногда причина заключается в самом приглашении: оно пришло слишком поздно, не объясняет ценность поездки или не содержит важных организационных подробностей.
На решение журналиста обычно влияют несколько факторов:
- соответствует ли тема его специализации;
- будет ли поездка интересна аудитории издания;
- есть ли в программе новые факты, герои и информационные поводы;
- можно ли получить эксклюзивный комментарий или сделать собственную съемку;
- понятны ли условия участия;
- удобно ли добираться до места проведения;
- достаточно ли времени для согласования поездки с редакцией;
- вызывает ли организатор доверие.
Главный принцип прост: журналист едет не ради самого факта поездки, а ради будущего материала. Организатору важно показать, какую историю участник сможет рассказать своим читателям, зрителям или подписчикам.
Шаг 1. Определите информационный повод
Перед поиском журналистов сформулируйте, почему пресс-тур должен состояться именно сейчас. Открытие нового объекта, запуск производства, развитие туристического маршрута, премьера, завершение реставрации или презентация общественного проекта — это понятные информационные поводы.
Фраза «мы хотим рассказать о нашей компании» редко вызывает интерес. Гораздо убедительнее звучит конкретное предложение:
- впервые показать производство, ранее закрытое для посещений;
- познакомить журналистов с создателями нового культурного пространства;
- представить результаты восстановления исторического объекта;
- показать, как небольшой город развивает туристическую инфраструктуру;
- дать возможность пообщаться с местными жителями, экспертами или участниками проекта;
- продемонстрировать технологию, которую сложно объяснить дистанционно.
Посмотрите на программу глазами редакции. Какой заголовок потенциально может появиться после поездки? Если сформулировать его сложно, информационный повод необходимо доработать.
Шаг 2. Определите, какие СМИ вам нужны
Не стоит приглашать всех журналистов без разбора. Чем точнее выбран круг участников, тем выше вероятность получить качественные публикации.
Составьте несколько групп СМИ в зависимости от темы пресс-тура. Например, для туристической поездки могут подойти:
- туристические и лайфстайл-издания;
- городские и региональные СМИ;
- деловые редакции, если поездка связана с инвестициями;
- культурные издания, если программа включает музеи и исторические объекты;
- авторы телевизионных и видеопроектов;
- фотографы и тревел-блогеры.
Для пресс-тура на предприятие список будет другим: отраслевые, деловые, экономические, технологические и региональные СМИ.
Определите, какая аудитория должна узнать о проекте, и найдите издания, которые с ней работают. Пять профильных журналистов могут принести больше пользы, чем несколько десятков случайных участников.
Шаг 3. Найдите журналистов, которые уже пишут на вашу тему
Самый надежный способ найти подходящего журналиста — изучить публикации по близким темам. Посмотрите, кто писал о похожих проектах, регионах, предприятиях, выставках или туристических направлениях.
Искать контакты можно:
- на сайтах СМИ в разделах «Редакция» и «Контакты»;
- в подписях к статьям и на страницах авторов;
- в официальных социальных сетях журналистов и редакций;
- в профессиональных сообществах;
- через пресс-службы изданий;
- на отраслевых конференциях и мероприятиях;
- на специализированных площадках для публикации пресс-туров.
На сайте Пресстур.рф организатор может разместить информацию о предстоящей поездке, подробно описать программу и получить заявки от заинтересованных представителей медиа. Это дополняет персональную работу с редакциями и помогает привлечь журналистов, с которыми организатор еще не знаком.
Не покупайте сомнительные базы с тысячами адресов. Такие списки быстро устаревают, не учитывают специализацию журналистов и часто содержат общие редакционные контакты. Массовая рассылка по неподходящей базе может навредить репутации отправителя.
Шаг 4. Создайте собственную базу СМИ
Для системной работы достаточно обычной таблицы. В нее можно внести:
- имя и фамилию журналиста;
- название СМИ;
- должность или тематику автора;
- город;
- рабочий адрес электронной почты;
- ссылку на страницу автора;
- примеры подходящих публикаций;
- предпочтительный формат связи;
- дату отправки приглашения;
- статус ответа;
- историю участия в предыдущих мероприятиях.
Такая база должна быть рабочим инструментом, а не бесконечным списком адресов. Регулярно обновляйте ее, удаляйте неактуальные контакты и фиксируйте изменения в редакциях.
Обращайтесь с контактными данными корректно: используйте открытые профессиональные контакты, не передавайте базу третьим лицам и предоставляйте возможность отказаться от дальнейших рассылок.
Шаг 5. Подготовьте понятную карточку пресс-тура
Прежде чем приглашать журналистов, соберите всю основную информацию в одном документе или на странице мероприятия. Участник не должен уточнять у организатора каждую деталь отдельно.
В анонсе необходимо указать:
- название и тему пресс-тура;
- информационный повод;
- дату и продолжительность;
- город и место сбора;
- основные пункты программы;
- объекты, которые посетят журналисты;
- имена и должности доступных спикеров;
- возможности для интервью, фото- и видеосъемки;
- условия участия;
- какие расходы берет на себя организатор;
- предусмотрены ли трансфер, проживание и питание;
- ограничения по количеству мест;
- требования к участникам;
- срок подачи заявки;
- контакт ответственного координатора.
Если программа предварительная, прямо укажите это. Честная формулировка вызывает больше доверия, чем обещания, которые впоследствии невозможно выполнить.
Шаг 6. Объясните пользу поездки для журналиста
В хорошем приглашении речь идет не только об организаторе. Покажите, что получит журналист:
- доступ на закрытый объект;
- возможность лично поговорить с руководителями и экспертами;
- героев для репортажа;
- новые данные и статистику;
- условия для самостоятельной съемки;
- знакомство с практикой, которую можно показать на конкретном примере;
- материалы, фотографии и контакты для дальнейшей работы.
Не обещайте «уникальный контент», если программа состоит из презентации и общей экскурсии. Лучше конкретно описать, что участник сможет увидеть и с кем поговорить.
Шаг 7. Персонализируйте приглашение
Персональное приглашение работает лучше обезличенной массовой рассылки. Необязательно писать отдельное длинное письмо каждому журналисту. Достаточно показать, почему вы обращаетесь именно к нему.
Например:
Анна, добрый день! Видели ваш материал о развитии промышленного туризма. 24 сентября мы проводим пресс-тур на новое производство в Тульской области. Участники увидят полный цикл работы предприятия и смогут взять интервью у инженеров и руководителя проекта. Думаем, тема может быть интересна вам и аудитории издания.
Такое начало показывает, что организатор знаком с работой автора и не отправляет предложение случайным людям.
Не используйте фамильярность, чрезмерную похвалу и шаблонные фразы вроде «Ваше присутствие придаст мероприятию особый статус». Журналисту важнее понять тему, условия участия и редакционную ценность поездки.
Пример приглашения журналиста на пресс-тур
Тема письма: Приглашение на пресс-тур в Тульскую область — 24 сентября
Анна, добрый день!
24 сентября состоится пресс-тур на новое производственное предприятие в Тульской области.
Во время поездки журналисты увидят полный цикл производства, посетят лабораторию и смогут поговорить с инженерами, сотрудниками предприятия и руководителем проекта. Для участников будет организована отдельная сессия вопросов и интервью.
Сбор состоится в 8:30 в Москве. Возвращение запланировано ориентировочно к 20:00. Трансфер и питание предоставляет организатор. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
Подробная программа: [ссылка]
Если тема подходит вашему изданию, будем рады получить заявку до 17 сентября. Для аккредитации необходимо указать имя, должность, название СМИ и контактный телефон.
С уважением,
[имя и фамилия]
[организация]
[телефон]
[электронная почта]
Шаг 8. Отправляйте приглашения заранее
Редакции планируют материалы и командировки заранее. Чем сложнее поездка, тем больше времени потребуется журналисту для согласования.
Ориентировочные сроки:
- локальный пресс-тур на несколько часов — за 10–14 дней;
- однодневная поездка в другой город — за 2–3 недели;
- многодневный региональный пресс-тур — за 3–5 недель;
- зарубежная поездка — за 1,5–2 месяца или раньше.
Слишком раннее приглашение могут забыть, а слишком позднее — не успеть согласовать. После первого письма допустимо отправить одно короткое напоминание ближе к завершению регистрации.
Не нужно ежедневно писать, звонить с вопросом «Вы получили письмо?» и требовать немедленного ответа. Настойчивость редко помогает получить согласие и может испортить отношения с редакцией.
Шаг 9. Выберите удобные каналы общения
Основным каналом для официального приглашения остается электронная почта. В письме удобно сохранить программу, условия участия и контакты.
Мессенджер можно использовать, если журналист ранее предоставил номер для профессионального общения или вы уже знакомы. Не стоит искать личный телефон человека и начинать переписку без представления и объяснения цели обращения.
Если журналист не ответил, можно вежливо напомнить о приглашении:
Анна, добрый день! На прошлой неделе направляли вам приглашение на пресс-тур 24 сентября. Регистрация завершается в пятницу, поэтому решили коротко напомнить. Если тема сейчас неактуальна, отвечать необязательно.
Такая формулировка не оказывает давления и позволяет сохранить нормальные рабочие отношения.
Шаг 10. Сделайте участие максимально понятным
Журналисту проще согласиться, когда поездка не связана с организационной неопределенностью. Заранее сообщите:
- точное место и время сбора;
- продолжительность дороги;
- предполагаемое время возвращения;
- формат транспорта;
- условия проживания;
- количество приемов пищи;
- погодные условия;
- рекомендуемую одежду и обувь;
- наличие интернета и возможности зарядить технику;
- ограничения для съемки;
- необходимость взять паспорт или специальное оборудование.
Если часть расходов оплачивает сам участник, это должно быть написано заметно и однозначно. Не скрывайте дополнительные траты до момента подтверждения заявки.
Шаг 11. Проведите разумную проверку участников
Организатор вправе убедиться, что заявку действительно подает журналист или представитель медиа. При регистрации можно запросить:
- название издания;
- должность;
- ссылку на профиль автора;
- несколько последних публикаций;
- корпоративный адрес электронной почты;
- редакционное письмо, если поездка связана с серьезными расходами;
- планируемый формат материала.
Проверка должна быть соразмерной. Для короткого городского пресс-тура достаточно подтвердить связь человека со СМИ. Для многодневной поездки с оплатой дороги и проживания может потребоваться более подробная верификация.
Не оценивайте участников только по размеру аудитории. Небольшое отраслевое издание иногда лучше достигает нужной аудитории, чем крупный, но непрофильный ресурс.
Шаг 12. Не требуйте гарантированной положительной публикации
Оплата трансфера, проживания и питания создает журналисту условия для работы, но не покупает его мнение. Участие в редакционном пресс-туре не должно сопровождаться требованием подготовить положительный материал или согласовать текст до публикации.
Организатор может уточнить, планирует ли редакция выпуск материала, однако окончательное решение остается за журналистом и редакцией.
Если вам необходима гарантированная публикация определенного объема, с заранее согласованными тезисами и сроком выхода, это уже коммерческое размещение. Его необходимо оформлять отдельно и маркировать в соответствии с требованиями законодательства.
Честное разграничение редакционного и рекламного сотрудничества укрепляет доверие журналистов к организатору.
Шаг 13. Подтвердите участие перед поездкой
За несколько дней до пресс-тура направьте подтвержденным участникам финальную программу. В сообщении должны быть:
- дата и время сбора;
- точный адрес;
- контакт координатора;
- схема проезда;
- программа;
- список объектов;
- правила посещения;
- рекомендации по одежде;
- информация о трансфере и питании;
- действия на случай опоздания.
Попросите журналистов еще раз подтвердить участие. Если человек отказывается, освободившееся место можно предложить участнику из листа ожидания.
В день поездки координатор должен быть доступен по телефону и оперативно сообщать об изменениях.
Шаг 14. Помогите журналисту подготовить материал
После пресс-тура отправьте участникам аккуратно собранные материалы:
- правильные имена и должности спикеров;
- основные цифры и факты;
- презентации;
- фотографии с указанием авторства;
- запись выступлений, если она велась;
- контакты для дополнительных вопросов;
- ссылки на официальные документы и исследования.
Не перегружайте письмо десятками тяжелых вложений. Лучше собрать материалы в одной папке и понятно назвать файлы.
Если журналист задает уточняющий вопрос, постарайтесь ответить быстро. После поездки интерес к теме постепенно снижается, а редакционные сроки могут быть короткими.
Что делать после выхода публикации
Поблагодарите журналиста и сохраните ссылку на материал. Не ограничивайтесь подсчетом количества публикаций: оцените их качество, соответствие аудитории и основные темы, которые заинтересовали редакции.
Если в тексте обнаружена фактическая ошибка, напишите автору спокойно и приложите подтверждающие данные. Не требуйте менять мнение, оценку или выводы журналиста.
Хороший пресс-тур должен стать началом профессиональных отношений. Продолжайте делиться действительно подходящими новостями, приглашайте журналиста на следующие мероприятия и учитывайте его специализацию.
Типичные ошибки при приглашении журналистов
Чаще всего организаторы допускают следующие ошибки:
- отправляют одинаковое письмо сотням случайных адресатов;
- не указывают дату и место в начале приглашения;
- рассказывают только о компании, но не объясняют информационный повод;
- скрывают расходы, ограничения или длительность поездки;
- присылают программу за несколько дней до события;
- требуют гарантировать публикацию до подтверждения участия;
- слишком часто звонят и пишут журналистам;
- приглашают представителей СМИ, которым тема не подходит;
- перегружают программу официальными речами;
- не оставляют времени для интервью и съемки;
- исчезают после поездки и не отвечают на вопросы;
- требуют согласовать готовую редакционную публикацию.
Большинство этих проблем решается понятной программой, прозрачными условиями и уважительным общением.
Краткий чек-лист организатора
Перед началом приглашения журналистов проверьте:
- сформулирован ли понятный информационный повод;
- определена ли целевая аудитория;
- подобраны ли профильные СМИ и авторы;
- подготовлена ли подробная страница пресс-тура;
- указаны ли все расходы и условия;
- предусмотрено ли время для интервью и съемки;
- отправлены ли приглашения заранее;
- назначен ли ответственный координатор;
- подготовлены ли материалы для журналистов;
- разделены ли редакционное и коммерческое сотрудничество.
Главное: предлагайте журналисту историю, а не поездку
Чтобы привлечь журналистов на пресс-тур, не нужно рассылать тысячи писем или обещать развлекательную программу. Необходимо предложить сильную тему, доступ к героям и фактам, понятные условия участия и возможность самостоятельно подготовить материал.
Ищите авторов, которые уже работают с вашей тематикой, обращайтесь к ним персонально и уважайте редакционную независимость. Даже если журналист не сможет участвовать сейчас, корректное общение поможет сформировать профессиональные отношения на будущее.
Разместить анонс предстоящей поездки и принять заявки от представителей СМИ можно на Пресстур.рф. Подробно опишите программу, условия участия и требования к аккредитации — это поможет журналистам быстрее оценить предложение и принять решение.