Пресс-тур для открытия отеля или туристического комплекса

Открытие отеля, загородного курорта, глэмпинга или туристического комплекса — событие, которое важно не только объявить, но и показать. Фотографии номеров и описание услуг дают общее представление о проекте, однако не передают атмосферу места, качество сервиса и особенности территории.

Пресс-тур позволяет журналистам лично познакомиться с новым объектом, проверить заявленные преимущества, поговорить с создателями проекта и собрать материал для публикации. Для отеля это возможность выйти за рамки рекламной презентации и рассказать о себе через реальные впечатления представителей СМИ.

Чтобы поездка принесла публикации и стала началом долгосрочного сотрудничества с редакциями, необходимо правильно сформулировать информационный повод, выбрать участников и продумать программу.

Зачем новому отелю проводить пресс-тур

Главная задача пресс-тура — дать журналистам фактуру для самостоятельной работы. Участники должны не просто осмотреть номера, а понять концепцию объекта, увидеть его сильные стороны и познакомиться с людьми, которые за ним стоят.

Пресс-тур помогает:

представить новый отель широкой аудитории;
получить публикации в туристических, городских и деловых СМИ;
познакомить редакции с руководителями и экспертами проекта;
показать номера, инфраструктуру и территорию;
рассказать о туристических возможностях региона;
обратить внимание на архитектуру, дизайн или историю здания;
сформировать доверие к новому объекту;
получить фотографии, репортажи, интервью и видеообзоры;
наладить отношения с журналистами и авторами туристического контента;
привлечь будущих гостей и партнеров.

Для регионального туристического комплекса пресс-тур может стать инструментом продвижения не только самого объекта, но и всей территории. Журналистам можно показать природные достопримечательности, культурные объекты, локальную кухню и маршруты, которые доступны гостям отеля.

Определите главную историю проекта

Фраза «открылся новый отель» может стать информационным поводом, но обычно этого недостаточно для большого материала. Журналисту нужна история, которая будет интересна аудитории.

В основе пресс-тура может быть:

необычная архитектурная концепция;
восстановление исторического здания;
создание туристического объекта в малоизвестном регионе;
развитие экологического или семейного туризма;
новый формат загородного отдыха;
использование местных материалов и традиций;
авторская гастрономическая концепция;
работа с локальными производителями;
создание рабочих мест;
доступная среда;
необычные маршруты и экскурсионные программы;
сочетание отдыха, спорта, лечения или образования.

Если проект обладает несколькими особенностями, необходимо выбрать одну основную тему, а остальные использовать как дополнительные направления для публикаций.

Например, один журналист может подготовить материал об архитектуре, другой — о туристическом развитии региона, третий — о гастрономии, а четвертый — о бизнес-модели нового комплекса.

Когда проводить пресс-тур

Не стоит приглашать журналистов на объект, который еще не готов принимать гостей. Незаконченный ремонт, неработающий ресторан, строительный мусор или плохо обученный персонал могут стать главным впечатлением от поездки.

Перед проведением пресс-тура необходимо проверить:

готовность номеров;
работу отопления, освещения и водоснабжения;
качество уборки;
работу ресторана;
скорость заселения;
наличие навигации;
исправность оборудования;
безопасность территории;
готовность персонала отвечать на вопросы;
доступность заявленных услуг.

Хорошим решением может стать запуск отеля в тестовом режиме перед приездом СМИ. Это позволит обнаружить недочеты и исправить их до пресс-тура.

Проводить поездку можно перед официальным открытием, если объект полностью готов, или вскоре после начала работы. Главное, чтобы журналисты увидели реальный продукт, а не обещание того, каким он станет в будущем.

Каких журналистов приглашать

Состав участников зависит от концепции объекта и его целевой аудитории.

В пресс-тур для открытия отеля можно пригласить:

журналистов туристических изданий;
авторов городских и региональных СМИ;
представителей деловой прессы;
журналистов, пишущих о недвижимости и гостиничном бизнесе;
авторов материалов об архитектуре и дизайне;
гастрономических обозревателей;
представителей семейных и лайфстайл-медиа;
фотографов и видеожурналистов;
авторов туристических каналов;
блогеров с подходящей аудиторией.

Необходимо изучить предыдущие публикации потенциального участника. Если журналист регулярно пишет об инвестициях в гостиничный рынок, ему будут интересны цифры, сроки строительства и бизнес-модель. Тревел-автору важнее маршруты и личный опыт, а обозревателю интерьеров — архитектура и дизайнерские решения.

Небольшое профильное издание иногда приносит больше пользы, чем крупный, но не связанный с туризмом ресурс.

Что указать в приглашении

Приглашение должно быстро отвечать на главные вопросы журналиста: куда его зовут, почему поездка интересна и какие условия предоставляет организатор.

В письме необходимо указать:

название отеля или комплекса;
информационный повод;
дату и продолжительность поездки;
местонахождение объекта;
место и время сбора;
основные пункты программы;
доступных для интервью спикеров;
возможности для фото- и видеосъемки;
условия трансфера;
информацию о проживании и питании;
количество мест;
срок подачи заявки;
требования к аккредитации;
контакт координатора.

Если участники размещаются в отеле, стоит сообщить категорию номера и принцип расселения. При двухместном размещении это необходимо обозначить заранее.

Не скрывайте дополнительные расходы. Если журналист самостоятельно оплачивает дорогу, часть питания или дополнительные услуги, эта информация должна быть заметна в приглашении.

Как сделать приглашение убедительным

Приглашение не должно напоминать рекламную листовку. Вместо общих слов «уникальный», «роскошный» и «не имеющий аналогов» лучше использовать конкретные факты.

Например:

18 октября состоится пресс-тур в новый загородный комплекс в Ярославской области. Проект объединяет гостиницу на 80 номеров, восстановленную усадьбу и туристические маршруты по соседним деревням. Журналисты смогут познакомиться с архитекторами, поговорить с руководителем проекта и протестировать основные услуги комплекса.

Такое описание дает журналисту представление о возможной теме материала.

Персонализируйте приглашения. Если автор ранее писал о развитии внутреннего туризма, архитектуре гостиниц или загородном отдыхе, можно кратко объяснить, почему новый объект может быть интересен именно ему.

Как составить программу пресс-тура

Программа должна сочетать знакомство с отелем, общение со спикерами и самостоятельное изучение объекта. Не стоит превращать поездку в непрерывную череду официальных выступлений.

Пример двухдневной программы:

Первый день

10:00 — Сбор участников и отправление

Координатор встречает группу, проверяет список участников и сообщает основные организационные детали.

13:00 — Прибытие и заселение

Журналистам необходимо дать время оставить вещи, осмотреть номер и подготовиться к программе.

14:00 — Приветственный обед

Во время обеда можно познакомить участников с гастрономической концепцией и локальными продуктами.

15:30 — Экскурсия по комплексу

Участникам показывают разные категории номеров, общественные пространства, ресторан, территорию и дополнительные объекты.

17:00 — Встреча с создателями проекта

Короткая презентация, после которой журналисты могут задать вопросы руководителю, архитектору, инвестору или представителю региона.

18:00 — Время для интервью и съемки

Отдельный временной блок позволяет журналистам записать комментарии и сделать кадры без спешки.

20:00 — Ужин и неформальное общение

Второй день

08:00 — Завтрак

09:30 — Знакомство с туристической программой

Это может быть экскурсия, прогулка, посещение культурного объекта, спортивная активность или природный маршрут.

12:30 — Презентация дополнительных услуг

СПА, детские программы, проведение мероприятий, деловой туризм или другие направления.

13:30 — Обед

14:30 — Самостоятельное время

Журналисты могут доснять номера, поработать с материалами или задать дополнительные вопросы.

16:00 — Подведение итогов и отъезд

В зависимости от расстояния и масштаба объекта пресс-тур можно сократить до одного дня или расширить. Главное — не перегружать программу и учитывать время на дорогу.

Что показать журналистам

Стандартной экскурсии по одному номеру обычно недостаточно. Участникам необходимо дать целостное представление о будущем опыте гостя.

В программу можно включить:

несколько категорий номеров;
ресторан и кухню;
конференц-залы;
СПА- и спортивную инфраструктуру;
детские пространства;
территорию комплекса;
собственный пляж или прогулочную зону;
историческую часть здания;
производство локальных продуктов;
туристические маршруты;
экскурсионные программы;
экологические решения;
работу службы приема и размещения;
технические или архитектурные особенности объекта.

При этом не следует проводить журналистов по служебным помещениям, если они не подготовлены к посещению или содержат сведения, не предназначенные для публичного распространения.

Заранее определите, где разрешена съемка, и сообщите об ограничениях до начала экскурсии.

Какие спикеры нужны журналистам

Журналистам интересны не должности сами по себе, а люди, которые могут содержательно раскрыть тему.

В пресс-туре могут участвовать:

генеральный менеджер отеля;
руководитель управляющей компании;
инвестор;
архитектор;
дизайнер интерьеров;
шеф-повар;
представитель туристической администрации региона;
историк или краевед;
руководитель экскурсионных программ;
специалист по устойчивому развитию;
местные предприниматели и производители.

Подготовьте для каждого спикера круг тем и возможные вопросы. Не стоит заучивать рекламные формулировки. Живой, содержательный разговор вызывает больше доверия, чем выступление по заранее утвержденному тексту.

Дайте журналистам возможность получить реальный опыт

Если отель приглашает участников с размещением, номера должны соответствовать обычным условиям проживания. Журналист оценивает не только интерьер, но и весь путь гостя:

процесс бронирования и заселения;
общение с персоналом;
чистоту;
тишину в номере;
качество сна;
завтрак;
интернет;
навигацию;
доступность услуг;
удобство территории.

Не нужно пытаться контролировать каждую минуту пребывания журналиста. Возможность самостоятельно пройтись по территории, заказать услугу или пообщаться с сотрудниками делает будущий материал более живым.

Если на объекте есть недоработки, лучше честно рассказать, когда и как они будут устранены.

Что включить в пресс-кит

После поездки журналисту понадобятся точные данные. Подготовьте электронный пресс-кит, который можно скачать по одной ссылке.

В него стоит включить:

справку об отеле;
описание концепции;
дату открытия;
адрес и контакты;
информацию о номерном фонде;
список услуг;
историю строительства или реконструкции;
биографии спикеров;
основные цифры проекта;
факты о регионе;
программу пресс-тура;
фотографии номеров и территории;
логотипы;
контакты пресс-службы;
правила указания авторства фотографий.

Названия файлов должны быть понятными. Не отправляйте журналистам большое количество тяжелых вложений отдельными письмами.

Нужно ли дарить журналистам подарки

Небольшой памятный подарок допустим, если он связан с проектом или регионом. Это может быть продукция местных мастеров, книга, гастрономический набор или полезная вещь для поездок.

Дорогие подарки могут поставить журналиста в неловкое положение и вызвать вопросы редакции. Сувенир не должен восприниматься как условие положительной публикации.

Главная ценность пресс-тура — доступ к объекту, героям и информации, а не подарочная программа.

Можно ли требовать публикацию

Участие в редакционном пресс-туре не гарантирует выход материала. Журналист и редакция самостоятельно определяют содержание, формат и дату публикации.

Организатор может уточнить предполагаемую тему, попросить прислать ссылку и предоставить дополнительные сведения. Однако нельзя требовать положительного отзыва или согласования выводов автора.

Если от участника ожидается обязательная публикация с заранее согласованными условиями, объемом и сроком, это следует оформлять как коммерческое сотрудничество.

Прозрачное разделение редакционного и рекламного форматов защищает репутацию отеля и помогает выстраивать доверительные отношения со СМИ.

Как сопровождать журналистов после поездки

Работа не заканчивается в момент отъезда группы. В течение одного-двух дней отправьте участникам:

благодарность;
ссылку на пресс-кит;
правильные имена и должности спикеров;
дополнительные фотографии;
ответы на вопросы, которые не удалось раскрыть во время поездки;
контакты для продолжения общения.

Не следует ежедневно спрашивать, когда выйдет материал. Через некоторое время можно вежливо уточнить, нужны ли журналисту дополнительные данные.

Когда публикация появится, сохраните ссылку и поблагодарите автора. Если обнаружена фактическая ошибка, спокойно сообщите о ней и приложите корректную информацию.

Как оценить эффективность пресс-тура

Результаты стоит анализировать не только по количеству публикаций.

Основными показателями могут стать:

количество полученных заявок;
число подтвержденных участников;
фактическая явка;
доля профильных СМИ;
количество вышедших материалов;
качество и глубина публикаций;
упоминание ключевых преимуществ;
потенциальный и фактический охват;
просмотры и реакции;
переходы на сайт отеля;
запросы на бронирование;
обращения партнеров;
новые контакты с редакциями.

Публикации могут появляться постепенно. Новости обычно выходят быстро, а большие обзоры, интервью и видеорепортажи требуют времени. Поэтому предварительные итоги можно подводить через неделю, а основной отчет — через один или несколько месяцев.

Типичные ошибки организаторов

Пресс-тур для открытия отеля может не дать ожидаемого результата, если организатор:

приглашает журналистов на неготовый объект;
выбирает участников без учета их специализации;
скрывает условия проживания и расходы;
перегружает программу официальными выступлениями;
показывает только один номер и ресторан;
не оставляет времени для съемки;
не обеспечивает доступ к спикерам;
обещает услуги, которые еще не работают;
требует исключительно положительные отзывы;
не готовит пресс-кит;
не отвечает на вопросы после поездки;
оценивает результат только по количеству публикаций.

Особенно важно не создавать искусственно идеальную картину. Журналисты быстро замечают постановочность. Открытость и готовность обсуждать сложные вопросы обычно производят более сильное впечатление.

Чек-лист перед проведением пресс-тура

Перед отправкой приглашений убедитесь, что:

объект действительно готов принимать гостей;
сформулирован информационный повод;
определена целевая аудитория;
составлен список профильных журналистов;
подготовлена подробная программа;
назначен координатор;
согласованы трансфер, питание и проживание;
подготовлены помещения для интервью;
определены правила съемки;
спикеры знают программу и темы общения;
собран электронный пресс-кит;
предусмотрено время для самостоятельной работы;
определены показатели эффективности;
организован сбор ссылок на публикации.

Пресс-тур должен показать не только отель, но и будущий опыт гостя

Хороший пресс-тур — это не торжественная экскурсия по новому зданию. Он позволяет журналисту понять, зачем человеку приезжать в это место, что он здесь почувствует и какие истории сможет увезти с собой.

Для этого необходимо показать не только номера, но и людей, территорию, гастрономию, маршруты и идею проекта. Журналист должен получить достаточно свободы, времени и информации для самостоятельного материала.

Продуманная программа, профильный состав участников и уважительное отношение к редакционной независимости помогут новому отелю стать заметным в информационном пространстве и выстроить долгосрочные отношения со СМИ.

Опубликовать анонс пресс-тура для открытия отеля или туристического комплекса, рассказать об условиях участия и получить заявки журналистов можно на Пресстур.рф.